Algemene Voorwaarden

1. Toepassingsgebied

Huidige algemene voorwaarden (hierna de “Algemene Voorwaarden”) zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten, overeenkomsten, diensten en facturen uitgaande van of afgesloten door SONETAS BV, een besloten vennootschap naar Belgisch recht met zetel te Motstraat 30 - 2800 Mechelen, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Antwerpen, afdeling Mechelen onder het nummer 0893.138.980 (hierna “Sonetas” genaamd) en haar cliënten (hierna de “Cliënt” genaamd).

De opdracht of de bestelling van de Cliënt dan wel de aanvaarding van de offerte van Sonetas dan wel de ondertekening van de overeenkomst met Sonetas geldt als aanvaarding van huidige Algemene Voorwaarden van Sonetas, op voorwaarde dat de Cliënt effectief kennis heeft kunnen nemen van deze Algemene Voorwaarden. Bijzondere, van deze Algemene Voorwaarden afwijkende, bepalingen zijn slechts bindend indien deze schriftelijk zijn overeengekomen. De algemene voorwaarden van de Cliënt worden uitdrukkelijk uitgesloten.

In geval van discrepantie tussen een bepaling van de offerte/opdracht/overeenkomst/bijzondere voorwaarden en een bepaling van deze Algemene Voorwaarden, hebben de bepalingen van de offerte/opdracht/overeenkomst/bijzondere voorwaarden voorrang doch enkel voor het gedeelte dat uitdrukkelijk afwijkt van huidige Algemene Voorwaarden.

2. Overeenkomst en uitvoering

De overeenkomst tussen de Cliënt en Sonetas wordt steeds geacht ontstaan te zijn op de zetel van Sonetas. Er zal in geen geval een overeenkomst op afstand in de zin van Boek VI van het Wetboek Economisch Recht tot stand komen tussen Sonetas en de Cliënt.

Sonetas heeft het recht, zonder zich te hoeven verantwoorden, een contract te weigeren aan een persoon die daartoe de aanvraag doet. Elke Cliënt die een contract afsluit met Sonetas, wordt verondersteld een basiskennis over het gebruik van computers en internet te bezitten.

De Cliënt aanvaardt dat de overeenkomst met Sonetas in hoofde van Sonetas een inspanningsverbintenis is en geen resultaatsverbintenis, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

Sonetas kan in het kader van de uitvoering van de overeenkomst een beroep doen op diensten van derden. Sonetas zal er in dergelijk geval wel zorg voor dragen dat door die derden op dezelfde wijze wordt gehandeld als door Sonetas zelf en minstens in overeenstemming met de afspraken gemaakt tussen Sonetas en de Cliënt.

3. Kennisgevingen tussen Sonetas en haar Cliënten

Wat kennisgevingen van Sonetas aan haar cliënten betreft, zal Sonetas gebruik maken van elektronische post (eventueel met bijlagen) die gericht wordt aan het e-mailadres van de Cliënt of een bericht op de Fuga website. De Cliënten bevestigen dat zij doorlopend toegang hebben tot het internet. Sonetas kan eveneens, bijvoorbeeld in dringende gevallen, telefonisch contact opnemen met haar Cliënten, op het telefoon- of gsm-nummer dat bij de ondertekening van de bijzondere voorwaarden is opgegeven.

De Cliënt kan tijdens de kantooruren in contact treden met Sonetas via het telefoonnummer of e-mailadres vermeld op de website van Sonetas of gebruik maken van de elektronische helpdesk.

4. Aangeboden producten en diensten - Tarieven en betaling

De dienstverlening van Sonetas kan bestaan uit verschillende soorten diensten, hetgeen tussen Partijen concreet zal worden afgesproken: Sonetas biedt de Cliënt een Fuga-database en een beperkte geheugenruimte in de cloud (via Amazon Web Services), levering van diensten aan derde partijen via Fuga/myPets, ontwikkeling van functionaliteiten. De voorziene geheugenruimte op de server wordt bepaald in de ‘Bijzondere Voorwaarden’. De Cliënt kan de helpdesk van Sonetas onbeperkt raadplegen en heeft recht op één online opleidingssessie.

Indien Sonetas een platform ter beschikking van de Cliënt stelt, zal Sonetas zich inzetten om het platform zo veel als mogelijk ter beschikking te stellen, doch zonder garantie dat het virus- en bugvrij is. Sonetas behoudt zich het recht voor om op elk moment en zonder voorafgaande waarschuwing, de toegang tot het platform te onderbreken of te beëindigen om technische of andere redenen, alsook om functies of mogelijkheden aan te passen.

De Cliënt zal het platform niet misbruiken noch verstoren noch gebruiken op een andere wijze dan meegedeeld door Sonetas.

Helpdesk en Consultancy

De Cliënt kan de helpdesk van Sonetas onbeperkt raadplegen met algemene vragen over het gebruik van Fuga en heeft recht op één standaard online opleidingssessie. Vragen en onderzoeken om Fuga specifiek of optimaal te gebruiken specifiek voor een praktijk vallen buiten de normale helpdesk ondersteuning maar kunnen als consultancy aangekocht worden aan de consultancy tarieven van Sonetas.

De Cliënt zal het platform niet misbruiken noch verstoren noch gebruiken op een andere wijze dan meegedeeld door Sonetas.

Activatie en inactivatie van modules of accounts

Activaties of inactivaties van extra modules of accounts dienen steeds aangevraagd te worden via fuga@sonetas.eu of via het help desk formulier in het platform. Een telefonische aanvraag is niet mogelijk.

Een activatie wordt gefactureerd vanaf de eerste dag van de maand waarin de aanvraag werd ingediend, tenzij de aanvraag een specifieke datum in de toekomst vermeldt.

Een inactivatie wordt effectief vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de maand van aanvraag tenzij de aanvraag een specifieke datum in de toekomst vermeldt.

Indien Sonetas niet tijdig op de hoogte werd gebracht van wijzigingen in het aantal modules of accounts, kan de klant geen aanspraak maken op een terugbetaling of creditnota voor de tussenliggende periode waarin de wijziging niet werd doorgegeven.

Tarief aanpassingen

Sonetas behoudt zich het recht voor de Tarieven elk jaar vanaf de maand april aan te passen aan de indexstijging (Index der consumptieprijzen van StatBel, basisjaar 2004) en aan eventuele nieuwe algemene functionaliteiten die door het platform worden aangeboden (bijvoorbeeld connectie met Peppol). Facturen zullen driemaandelijks of maandelijks onder elektronische vorm d.m.v. e-mail worden overgemaakt aan de Cliënt. Sonetas behoudt zich het recht voor om de prijzen steeds te wijzigen ingeval de kosten, kortingen en voorwaarden wijzigen, bijvoorbeeld in geval van grote koerswisselingen zowel van binnenlandse als buitenlandse valuta, verhoging sociale lasten, andere berekeningswijze, nieuwe mogelijkheden aan de toepassingen, etc.

Facturatie zal geschieden afhankelijk van de soort dienstverlening van Sonetas en zal nader bepaald worden in de desbetreffende overeenkomst (bijvoorbeeld 3-maandelijkse facturatie, voor abonnementen, op datum van ondertekening van de overeenkomst in geval van een overeenkomst tot ontwikkeling, etc.). Facturen zijn betaalbaar binnen de 14 dagen na facturatiedatum, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld op de factuur. Niet betaalde facturen leveren zonder aanmaning en van rechtswege een intrest op van 1% per begonnen maand vanaf de vervaldag. Bovendien zal het verschuldigde bedrag verhoogd worden met 10% met een minimum van €124.00 ten opzichte van forfaitaire schadevergoeding ter dekking van invorderingskosten. Sonetas heeft steeds het recht een hogere vergoeding te vorderen indien zij kan bewijzen dat zij hogere schade heeft geleden. Sonetas behoudt zich het recht voor om bij niet-betaling van de facturen haar diensten op te schorten totdat volledige betaling is ontvangen. De opschorting kan geen aanleiding geven tot enige schadevergoeding van de Cliënt.

Laattijdige betaling van één factuur heeft tot gevolg dat andere facturen, waarvoor in voorkomend geval een betalingstermijn was verleend, ineens opeisbaar zijn, van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling.

5. Gebreken en klachten

Alle klachten omtrent de non-conformiteit van prestaties en facturen van Sonetas, dienen Sonetas te bereiken binnen de veertien (14) kalenderdagen te rekenen vanaf de uitvoering van de prestatie dan wel de verzending van de factuur en dit per aangetekende zending, behoudens in geval van de paragraaf hieronder.

Klachten betreffende een niet-conforme prestatie, die niet vast te stellen waren op het ogenblik van levering van de prestatie, dienen binnen de maand na de vaststelling van het gebrek door middel van een gemotiveerd aangetekend schrijven meegedeeld te worden aan Sonetas.

Elke klacht gesteld buiten de termijnen bepaald in dit artikel 5 of niet conform de voorgeschreven vormvoorschriften, zullen door Sonetas als laattijdig en niet-conform worden beschouwd en kunnen in geen geval recht geven op enige actie vanwege Sonetas.

Sonetas verbindt zich ertoe klachten gesteld binnen de termijnen bepaald in dit artikel 5 en conform de vormvoorschriften, binnen een redelijke termijn te behandelen. Gegrond bevonden klachten verplichten Sonetas tot het opnieuw leveren van de desbetreffende prestatie(s), zonder dat de Cliënt echter recht heeft op enige schadevergoeding noch betalingsuitstel.

6. Aansprakelijkheid

Sonetas zal enkel kunnen worden aangesproken voor directe schade die het gevolg is van een handelen/nalaten van een aangestelde of personeelslid van Sonetas of van Sonetas zelf. In geen enkel geval zal Sonetas kunnen worden aangesproken voor indirecte en/of gevolgschade, waaronder doch niet limitatief reputatieverlies, verlies van een kans, verlies van winsten of omzet, verlies van een besparing, verlies van gegevens, etc., noch in geval van een fout/nalaten van een derde, zoals bv. leveranciers van Sonetas, derden, etc.

De aansprakelijkheid van Sonetas zal steeds beperkt zijn tot de bedragen betaald door de Cliënt aan Sonetas gedurende de 6 maanden voorafgaand aan het schadegeval, behoudens in geval van fraude of kwaadwillige opzet vanwege Sonetas.

Voormelde aansprakelijkheidsbeperkingen gelden tevens ten opzichte van de bestuurders en uitvoeringsagenten van Sonetas indien deze rechtstreeks zouden worden aangesproken.

Sonetas sluit in het kader van haar activiteiten een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af, waarvan de details op eenvoudig verzoek van de Cliënt worden verstrekt.

7. Beveiliging

Het internetverkeer tussen de Cliënt en de servers van Sonetas verloopt volledig met behulp van een beveiligd protocol. De Cliënt is zich ervan bewust dat het gebruik van Fuga specifieke risico’s met zich kan meebrengen die ondermeer te wijten kunnen zijn aan communicatieproblemen die het gebruik van de dienst kunnen verhinderen of opschorten; of aan een onrechtmatig of frauduleus gebruik van het systeem; of aan het onderscheppen van gegevens over de Cliënt en database door derden via methodes als hacking, piraterij, of aan diefstal of verlies van de codes tot de Fuga- database.

Sonetas heeft de infrastructuur voor de software in klasse A datacenters, uitgerust met gegarandeerde stroomvoorziening, inbraakbeveiliging, water- en branddetectie en airconditioning. In dit datacenter wordt de stroomvoorziening, internet-connectiviteit, klimaatregeling, fysische beveiliging 24/24 gegarandeerd. De datacenters waarvan Sonetas gebruik maakt garanderen 99.9% uptime.

8. Intellectuele eigendom en data Cliënt

Software die niet publiek toegankelijk is (server software) mag niet gekopieerd, gereproduceerd, gebruikt, verdeeld, gedownload, gepost of doorgezonden in welke vorm ook en met welk middel ook. Deze blijven de exclusieve (intellectuele) eigendom van Sonetas dan wel haar leveranciers. Sonetas geeft enkel een niet-exclusieve beperkte licentie aan de Cliënt met het oog op de dienstverlening door Sonetas.

De Cliënt gaat er uitdrukkelijk mee akkoord dat de gegevens in de databank van de Cliënt door Sonetas kunnen worden gebruikt voor commerciële doeleinden van Sonetas (bv. vermarkting), op voorwaarde dat deze gegevens worden geanonimiseerd en dus niet te herleiden vallen tot de database van de Cliënt.

Met betrekking tot de data die door de Cliënt wordt verstrekt:

Is en blijft de Cliënt te allen tijde zelf verantwoordelijk voor haar gegevens die ze verstrekt, inclusief de accuraatheid ervan;
Zal de Cliënt er steeds op toezien dat deze data up-to-date is en blijft;
Heeft Sonetas steeds het recht om een kopie te nemen van de opgeslagen gegevens van de Cliënt en de Cliënt zal zo nodig alle medewerking hiertoe verlenen;
Heeft Sonetas in het algemeen het recht om bepaalde diensten en functionaliteiten op te schorten of te beëindigen in geval van onrechtmatig gebruik van een door Sonetas aangeboden dienst (hierin begrepen doch niet beperkt tot spam, fraude, criminele activiteiten) en/of indien de Cliënt foutieve informatie verstrekt.

9. Geheimhouding

Sonetas is ertoe gehouden beroepsdiscretie in acht te nemen. Zij mag aan derden geen enkele inlichting verstrekken betreffende de verrichtingen die door haar Cliënten worden gedaan, noch betreffende de inhoud van de Fuga-database. Sonetas kan voor het oplossen en onderzoeken van bepaalde gevallen zich toegang verschaffen tot de gegevens in de Fuga databank van de klant.

Indien hetzij Sonetas, ofwel de Cliënt beslist het contract te beëindigen, zullen alle gegevens aan de Cliënt worden overgemaakt en vervolgens definitief worden verwijderd van de Sonetas- servers (tenzij anders afgesproken in onderling overleg).

10. Persoonsgegevens

De persoonsgegevens van de Cliënt zoals gegevens met betrekking tot zijn/haar identiteit, woonplaats, enz. worden opgeslagen in een of meer bestanden van Sonetas met inachtneming van de geldende wetgeving.

Overeenkomstig de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens (GDPR-verordening, Wet van 30 juli 2018 inzake de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, etc.) wordt de Cliënt ervan in kennis gesteld dat de “verantwoordelijke voor de verwerking” Sonetas BV is.

Door in te stemmen met deze Algemene Voorwaarden gaat de Cliënt (en eventueel de gevolmachtigde en/of de economische rechthebbende) ermee akkoord dat zijn gegevens door Sonetas worden opgeslagen en verwerkt voor administratieve doeleinden, met het oog op het beheer van de Fuga-databases, het versturen van informatie, het beheer van de contractuele relaties en het verwerken van de financiële transacties.

De Cliënt (en desgevallend de gevolmachtigde en/of de economische rechthebbende) is gerechtigd de gegevens te raadplegen die op hem betrekking hebben en onjuiste gegevens te laten verbeteren door de verzending van een e- mail naar het adres info@sonetas.eu of per brief die aan het juridische departement van Sonetas moet worden gericht. Het is de verantwoordelijkheid van de Cliënt om bij de behandeling en het gebruik van de gegevens van zijn/haar klanten de geldende privacywetgeving te respecteren.

Bij gebruik van de myPets module is de Cliënt verantwoordelijk voor de inhoud van zijn/haar pagina's op deze site. Het is mogelijk dat persoonsgegevens worden gedeeld met derden. Dat gebeurt steeds in het kader van de uitvoering van de overeenkomst en beperkt zich tot het strikt noodzakelijke.

Sonetas bewaart persoonsgegevens enkel gedurende de periode noodzakelijk voor het behalen en vervullen van de doeleinden van de overeenkomst tenzij er een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is door de wet of een andere wettelijke verplichting.

11. Einde van de overeenkomst

De overeenkomst wordt geacht van rechtswege ontbonden te zijn in geval van faillissement, gerechtelijk akkoord, fiscale of sociale schulden, toepassing van de wet op de continuïteit van ondernemingen of welke andere vorm van liquidatie van de Cliënt dan ook. Sonetas heeft onmiddellijk recht op betaling van alle tot dan geleverde prestaties en goederen, onverminderd diens recht op integrale schadeloosstelling.

Sonetas is gerechtigd de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen door middel van aangetekend schrijven, indien de Cliënt zijn verbintenissen niet nakomt binnen de veertien (14) kalenderdagen na hiertoe via aangetekend schrijven in gebreke te zijn gesteld.

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, wordt de abonnementsovereenkomst geacht te zijn afgesloten voor een initiële duurtijd van één (1) jaar, ingaande op de datum van inwerkingtreding van de overeenkomst. Na afloop van deze initiële periode kan de overeenkomst te allen tijde door de Cliënt kosteloos en zonder opzegtermijn worden beëindigd. In geval van eenzijdige opzegging door de Cliënt vóór het verstrijken van de initiële duurtijd van één (1) jaar, en indien in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, en op verzoek van de Cliënt, een datamigratie, training, of andere diensten gratis werden geleverd, zullen de daarmee gepaard gaande kosten integraal aan de Cliënt worden aangerekend. Bij eenzijdige verbreking van een opdracht-overeenkomst, geen abonnements-overeenkomst, door de Cliënt of bij gerechtelijke ontbinding van de overeenkomst ten nadele van de Cliënt is een forfaitaire en vooraf overeengekomen schadevergoeding verschuldigd van 20% (twintig procent) op de overeengekomen prijs. Deze schadevergoeding kan niet herleid worden en zowel Sonetas als de Cliënt komen overeen dat deze schade de werkelijk geleden schade uitmaakt.

In geval van annulering van een overeenkomst door de Cliënt voorafgaand aan het aanvatten van de uitvoering van de overeenkomst door Sonetas, zal Sonetas wel aan de Cliënt alle kosten kunnen aanrekenen die reeds in de voorbereiding van de overeenkomst werden gemaakt, naast en onverminderd de mogelijkheid voor Sonetas alle schade te vorderen die zij lijdt.

12. Overmacht

Gevallen van overmacht, en meer in het algemeen, alle omstandigheden die de uitvoering van de overeenkomst door Sonetas verhinderen, herleiden of vertragen, ontheffen Sonetas van iedere aansprakelijkheid en stellen haar in de mogelijkheid om, naargelang het geval, hetzij haar verbintenissen in te korten, hetzij de overeenkomst te verbreken of de uitvoering ervan op te schorten, zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden is.

Worden onder meer als dusdanig beschouwd: oorlog, burgeroorlog, mobilisatie, onlusten, staking en lock-out, zowel bij Sonetas als bij haar toeleveranciers, machinebreuk, virussen of malware of bugs, panne van het internet of onbeschikbaarheid van een internetaansluiting, brand, waterschade, pandemieën, onderbreking van transportmiddelen, bevoorradingsmoeilijkheden in grondstoffen, materialen en energie en beperkingen of verbodsbepalingen opgelegd door de overheid.

13. Wijziging van de Algemene Voorwaarden

Deze Algemene Voorwaarden kunnen door Sonetas te allen tijde worden gewijzigd. De Cliënt zal door middel van een kennisgeving van Sonetas op de hoogte worden gebracht van de wijziging van de Algemene Voorwaarden. De gewijzigde Algemene Voorwaarden zullen op de website van Sonetas ter beschikking van de Cliënten zijn.

Behoudens wettelijke of reglementaire verplichtingen zullen de gewijzigde Algemene Voorwaarden van kracht worden bij het verstrijken van een termijn van twee maanden na de Kennisgeving.

De Cliënt die de nieuwe Algemene Voorwaarden niet aanvaardt kan zonder kosten binnen deze termijn van twee maanden zijn relatie met Sonetas beëindigen. Onverminderd hetgeen voorafgaat, wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat elke Verrichting die door de Cliënt na afloop van deze termijn van twee maanden wordt gedaan, zal worden geregeld door de nieuwe Algemene Voorwaarden en dat de Cliënt onweerlegbaar zal geacht worden ze te hebben aanvaard.

14. Algemene bepalingen

Indien één of meer bepalingen van deze Algemene Voorwaarden strijdig zijn met de toepasselijke wetgeving of nietig omwille van andere redenen, blijven de overige bepalingen onverkort van toepassing en is de desbetreffende clausule niet nietig doch zal zij worden toegepast binnen de perken van het wettelijk toelaatbare.

Zonder voorafgaandelijke schriftelijke instemming van Sonetas kan de Cliënt de rechten en plichten die zij tegenover Sonetas heeft, niet aan derden overdragen.

Sonetas behoudt zich het recht voor om het geheel of een gedeelte van de uitvoering van de opdracht toe te vertrouwen aan onderaannemers.

Sonetas mag zonder voorafgaande schriftelijke instemming van de Cliënt, de overeenkomst gebruiken als referentie voor haar commerciële activiteiten.

De niet-uitoefening door Sonetas van een van haar rechten zal onder geen beding worden geïnterpreteerd als een afstand van deze rechten.

15. Toepasselijk recht en jurisdictie

Met uitsluiting van elke andere wetgeving is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing op de geschillen tussen de Sonetas en de Cliënt, met uitzondering van haar beginselen inzake internationaal privaatrecht.

Alle geschillen van welke aard ook, met inbegrip van de betwistingen omtrent de toepassing en de interpretatie van deze algemene voorwaarden, de overeenkomst dan wel enig ander bindend document dat tussen Sonetas en de Cliënt wordt overeengekomen, behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen, onverminderd het recht van Sonetas om de Cliënt te dagvaarden voor de rechtbank bevoegd voor zijn/haar zetel.